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Il processo di gestione stipendi può essere piuttosto un compito nel mondo delle risorse umane: dall’inserimento dei salari dei dipendenti nel sistema all’applicazione delle detrazioni alla riconciliazione finale.

È per questo motivo che l’automazione dei salari è la soluzione migliore quando si tratta di grandi quantità di dati sui salari. E poiché sono coinvolte grandi quantità di dati, si tratta di un’attività che richiede molto tempo e che richiede molta precisione.

Che cos’è l’automazione dei salari?

In termini semplici, l’automazione delle retribuzioni è l’esecuzione del processo delle retribuzioni con l’aiuto di un sistema computerizzato. In pratica, è integrato con il sistema ERP dell’azienda (sistema di pianificazione delle risorse aziendali).

Oltre a registrare i dettagli salariali dei dipendenti, calcolare le detrazioni, fornire rapporti a livello aziendale alle autorità fiscali e calcolare i benefici dei dipendenti, un processo automatizzato garantirà una migliore gestione delle relazioni con i clienti e un processo contabile più fluido.

11 Vantaggi dell’automazione dei salari

1. Calcolo dei salari più semplice

Sono finiti i giorni in cui si facevano le scartoffie manuali ogni volta che si desidera avviare il processo di gestione stipendi mensile. Immagina il numero di ore trascorse ogni volta aggregando i dati, calcolando i dati di pagamento e le detrazioni, erogando i controlli e trasmettendo i dati a qualsiasi fornitore di terze parti, se applicabile.

Con l’automazione delle retribuzioni, non solo risparmierai tempo ma anche sforzi per archiviare ed eseguire il ciclo delle retribuzioni man mano che i dati vengono organizzati meglio. Il sistema fa il lavoro per te, inclusi calcoli e trasferimenti automatici di pagamenti.

L’unico intervento fisico è garantire che i dati sui salari inseriti siano corretti.

2. Better Time-Keeping

I sistemi di gestione stipendi gestiti manualmente richiedono agli individui di calcolare manualmente i salari orari e i dati dell’orologio, rendendolo un processo noioso. Con l’automazione del sistema, la gestione dei dati dell’orologio diventa più semplice e può essere facilmente trasferita al sistema di gestione stipendi, con conseguente pagamento tempestivo. Questo metodo ha dimostrato di essere a prova di errore, in quanto non vi è alcun intervento manuale.

3. Calcoli più accurati

Il calcolo delle tasse è un processo essenziale ma monotono e privo di errori poiché comporta il calcolo di un numero infinito di imposte come stato, federale, assistenza sanitaria, previdenza sociale, ecc. Ogni calcolo si basa su una formula diversa e regole diverse di inclusione.

Quando si utilizza un sistema automatizzato, i codici di aliquota fiscale preimpostati selezionano automaticamente i dati rilevanti ed eseguono i calcoli. Ciò è estremamente utile non solo per un pagamento accurato e tempestivo, ma anche per denunciare correttamente le tasse alle autorità.

4. Rapporti più accurati

Qualsiasi anomalia nella comunicazione dei dati fiscali per il dipendente, così come il datore di lavoro, può comportare gravi sanzioni e multe. Come indicato al punto precedente, calcoli accurati portano a una migliore comunicazione alle autorità interessate. Un buon sistema di automazione delle buste paga (specialmente quelli basati su cloud) ti aiuta a tenere il passo con le ultime modifiche, i regolamenti e le informazioni sulla lastra fiscale.

Inoltre, leggi: Cosa considerare quando scegli il tuo software di gestione stipendi?

5. Maggiore sicurezza

Quando disponi di un sistema di gestione stipendi automatizzato, puoi essere certo della sicurezza dei tuoi dati, il che significa che non verranno rubati o divulgati dall’organizzazione. La sicurezza è ulteriormente migliorata con l’aiuto di un meccanismo di tracciamento per vedere le modifiche apportate da ciascun utente. Per aggiungere altro, l’architettura di sicurezza può essere impostata con vari ruoli di sicurezza nel sistema per stabilire chi può accedere a quali informazioni.

6. Nessun problema con l’aggiornamento dei dati

Sia che si tratti di un nuovo dipendente a bordo o della promozione o della cessazione di un dipendente, in tali casi non sarà necessario alcun intervento manuale. L’automazione dei salari si occupa dei più piccoli dettagli. Ad esempio, nel caso di un nuovo dipendente, i dati dei dipendenti vengono inseriti senza soluzione di continuità, nonché i relativi dettagli salariali, indirizzo, detrazioni, stato fiscale e opzioni di pagamento preferite.

7. Riconciliazione salariale più regolare

Con l’automazione delle retribuzioni, la riconciliazione delle retribuzioni diventa un processo così semplice poiché, in ogni fase, vengono verificati i dati sulle retribuzioni, sia rispetto ai dati dei dipendenti inseriti sia agli standard aziendali.

Hai anche un’opzione per confrontare la corsa corrente con quella preziosa per identificare eventuali anomalie. È inoltre possibile personalizzare il registro salari e le dichiarazioni sui salari in base alle proprie esigenze specifiche. Inoltre, poiché i calcoli sono tutti basati su algoritmi e formule predefiniti, i dati sui salari sono più accurati, con conseguenti minori discrepanze durante la riconciliazione.

8. Varie opzioni di reporting

Un semplice report generato manualmente non è sufficiente per acquisire una miriade di tipi di dati nel sistema, in particolare quello di una grande organizzazione. Ai fini di una migliore gestione dei report e per una migliore strutturazione dei dati, è necessario più di un tipo di report.

Con un’automazione della gestione stipendi superiore, è possibile eseguire vari tipi di report come report MIS, report di riconciliazione buste paga, report di dati PT, report di stipendi personalizzati (oltre a una dichiarazione di stipendio personalizzata), report in base ai diversi atti ed emendamenti e molti di questi rapporti ad hoc. Non devi aspettare per eseguire questi rapporti; puoi facilmente programmarli e accedervi o usarli a tuo piacimento.

9. Dati accurati su presenze e orari

Uno dei fattori più problematici che portano a anomalie delle retribuzioni sono i dati relativi a tempo e presenze. Un robusto sistema di automazione delle buste paga è integrato con il sistema di gestione di presenze e orari dell’azienda per trasferire i dati senza problemi.

Ciò garantisce che tutti i dati relativi a congedi e presenze fluiscano automaticamente nel sistema di gestione stipendi e che questi ultimi non debbano attendere alcun intervento manuale per iniziare il ciclo di elaborazione. Inoltre, ciò migliora l’accuratezza dei dati e, in definitiva, aiuta il personale a riconciliarsi in modo più efficiente.

10. So Simple to Use

Un altro vantaggio molto semplice dell’automazione del sistema di gestione stipendi è la facilità d’uso del sistema con un intervento manuale minimo. Un buon software o sistema di gestione stipendi può essere personalizzato in base alle esigenze individuali dell’azienda e caricato con funzionalità e regole aziendali aggiuntive. Con un semplice clic di un pulsante, tutti i dati dei dipendenti, nonché i calcoli e le regole di pagamento, vengono inseriti nel nuovo sistema e il processo di gestione stipendi inizia senza problemi.

Un’interfaccia utente intuitiva aiuta l’utente a navigare attraverso l’opzione facilmente e senza problemi. Un’opzione di lista di controllo guidata è disponibile anche in molti sistemi di gestione stipendi automatizzata per garantire che non si perda alcun passaggio.

11. Migliore pianificazione finanziaria sia per i dipendenti che per i datori di lavoro

A causa del pagamento tempestivo da parte del datore di lavoro, il dipendente ha la garanzia di una busta paga tempestiva che li aiuta ulteriormente a pianificare le proprie finanze con largo anticipo. I datori di lavoro, d’altra parte, possono pianificare il proprio budget in modo più efficiente, conoscendo l’esatto pagamento e i cicli per ciascun dipendente.

Inoltre, leggi: The Ultimate Payroll Compliance Guide: Step-By-Step

Riepilogo rapido dei vantaggi dell’automazione dei salari

• Facile calcolo dei salari
• Facile per il cronometraggio
• Meno errori umani nei calcoli fiscali
• Aiuta a organizzare meglio la tenuta dei registri
• Declama la pianificazione finanziaria per il datore di lavoro e per i dipendenti
• Più facile per aggiornare le modifiche
• Processi salariali accurati
• Migliore sicurezza dei dati
• Meno uso di carta e denaro
• Migliore efficienza lavorativa del personale delle risorse umane

I sistemi di gestione stipendi manuali (se utilizzati per le aziende con una vasta base di dipendenti) presentano molte carenze, dal momento che sono più inclini a errori a fronteggiare un rischio maggiore di segnalare dati errati alle autorità fiscali.

Non puoi inoltre escludere l’impatto negativo sulla fiducia dei dipendenti e sul tasso di fidelizzazione. Per non dimenticare, l’onere aggiuntivo di passare attraverso un mucchio di dati che il team delle risorse umane deve affrontare per calcolare i dati sui salari ogni ciclo. L’automazione del personale è la strada da percorrere per le aziende con una base di dipendenti ampia o in crescita.

I sistemi di automazione dei salari basati su cloud non solo hanno la capacità di semplificare il processo di gestione stipendi ma anche aiutano gli individui e le aziende a memorizzare tutti i dati in una rete cloud protetta. Ciò significa che ci sono assolutamente zero possibilità di furto di dati.