Software PC e Guide Tech

Con così tante tecnologie a nostra disposizione, lavorare in remoto sta diventando una norma.

In realtà, le aziende hanno persino iniziato ad assumere team remoti. Assumere una squadra remota ha il suo vantaggio. Ad esempio, le aziende risparmiano denaro in termini di trasporto, mobili, affitto di grandi spazi per uffici e altro ancora.

Inoltre, anche le aziende hanno accesso a talenti globali.

Tuttavia, ogni cosa buona ha le sue sfide.

Se sei un manager, sapresti quanto può essere difficile gestire tutti i tuoi dipendenti remoti. Innanzitutto, devi vedere se sono sulla buona strada con tutti i loro compiti.

E, soprattutto, il monitoraggio della presenza e del tempo dei dipendenti può diventare piuttosto impegnativo.

Perché i dipendenti siano produttivi mentre lavorano in remoto, devono essere super disciplinati. E non tutti lo sono.

Quindi, come puoi gestire la presenza e il tempo dei tuoi dipendenti? Lascia che ti dica come.

5 passaggi fondamentali da seguire per la gestione della partecipazione e del tempo dei dipendenti

Se i tuoi dipendenti lavorano da casa, questi suggerimenti potrebbero tornare utili.

1. Imposta un calendario basato su cloud

Molti manager di successo stabiliscono una regola per chiamare i loro dipendenti remoti per verificare le loro attività quotidiane.

La gestione delle presenze non significa solo che i tuoi dipendenti lavorino la giusta quantità di tempo. Dovrebbe essere ugualmente produttivo, in modo che i progetti vengano completati in tempo.

La creazione di un calendario online può essere un modo per tenere traccia di ciò che stanno facendo. Utilizzando il calendario, il tuo team può vedere su cosa sta lavorando ogni dipendente e quando sta lavorando. Pertanto, porta trasparenza e semplifica la collaborazione.

Permette ai manager di sapere quando possono pianificare le chiamate per discutere dei progetti. Questa chiamata è di vitale importanza in quanto consentirà ai dipendenti di discutere delle loro preoccupazioni, consultare eventuali problemi e molto altro.

Esistono vari strumenti di pianificazione come Google Calendar, Asana e altri.

Aiuta il team a tenere traccia dei progetti e l'intero team sa cosa sta succedendo con i propri dipartimenti.

Questa comunicazione aperta semplifica la gestione del tempo dei dipendenti man mano che li mantiene in linea.

Inoltre, leggi: I vantaggi dell'utilizzo del software di gestione del tempo

2. Installa il software di rilevazione presenze e monitoraggio del tempo

Nella maggior parte dei casi, lavorare da casa offre la flessibilità di lavorare secondo il proprio orario.

Dovrebbero essere in grado di registrare l'orario di lavoro, anche se non stanno lavorando nelle normali ore. È possibile utilizzando il software di monitoraggio presenze e orari.

Uno dei vantaggi di lavorare in remoto è che non devono prendersi del tempo libero per occuparsi di altre cose nella vita. Ottengono orari di lavoro flessibili e, purché stiano dedicando tutto il lavoro, anche i datori di lavoro rimangono felici.

In effetti, un orologio orario può tracciare le ore in cui hanno effettivamente lavorato e le ore in cui erano lontani dallo schermo.

Assicura che nessun dipendente possa ingannare i propri manager registrando tempi supplementari. Inoltre, aiuta i dipendenti a evitare il superlavoro.

Ci sono alte probabilità che quando non hanno altre persone intorno a loro che escono dall'ufficio, potrebbero perdere la cognizione del tempo quando lavorano a un progetto. Potrebbero lavorare oltre le aspettative, ma può avere un impatto negativo sul loro equilibrio tra lavoro e vita privata.

In ultima analisi, può influire sulla loro produttività a lungo termine. Pertanto, il software di gestione presenze e tempo tiene tutti in pista.

Assicura inoltre che i dipendenti siano pagati in modo accurato e che non siano previste congetture. Questo aiuta a evitare problemi con i pagamenti straordinari.

3. Usa gli strumenti di comunicazione

Mantenere la comunicazione con i dipendenti remoti può diventare complicato.

Devi disporre di strumenti di comunicazione che tutti i membri del tuo personale possano utilizzare. Potrebbe essere e-mail, telefono, video o condivisione di messaggi istantanei.

Tuttavia, si vede che condurre videochiamate con i lavoratori remoti è abbastanza efficace. In questo modo, sei in giro per un contatto faccia a faccia con loro. Lavorare in isolamento a volte può farli sentire distaccati dalla cultura aziendale e potrebbe mettere a dura prova il loro livello di produttività.

Ecco perché collegare i tuoi membri remoti al resto del team, condurre videoconferenze più spesso.

Inoltre, la videochiamata incoraggia la partecipazione perché devono essere presenti. Come manager, puoi vedere cosa e dove stanno lavorando. Puoi leggere il loro linguaggio del corpo, che altrimenti non è possibile nelle chat online o nelle chiamate audio.

Poiché i lavoratori remoti non sono presenti in ufficio, spesso perdono annunci importanti. Inoltre, ogni membro deve sapere chi sta lavorando su cosa evitare eventuali comunicazioni errate o incomprensioni.

La comunicazione regolare con i dipendenti remoti può aiutarti a sapere se hanno bisogno di aiuto o correzione. Aiuta a creare un ambiente di lavoro coinvolgente per loro, anche se stanno lavorando fuori dall'ufficio.

Molte organizzazioni hanno una riunione stand-up ogni mattina. Ogni dipendente discute e condivide la sua lista di cose da fare quotidianamente durante la sessione. Includendo i lavoratori remoti in una chat video, potrebbero essere in grado di fare lo stesso, proprio come qualsiasi altro membro dello staff.

4. Stabilire un chiaro insieme di aspettative

Un altro modo efficace per gestire la presenza e il tempo dei dipendenti è stabilire un chiaro insieme di aspettative.

Ciò include far sapere ai tuoi dipendenti quando vuoi esattamente che lavorino – impostando le loro ore di lavoro per il giorno in modo che tutto il team possa collaborare facilmente.

Inoltre, i manager dovrebbero informarli chiaramente delle vacanze e dei fine settimana.

Dovresti anche dire loro delle aspettative sui tuoi obiettivi. Stabilire i loro obiettivi e i risultati chiave che devono essere raggiunti.

Inoltre, renderli consapevoli della politica di presenza dell'azienda. Se non riescono a seguire, quali azioni possono essere intraprese contro di loro? Queste politiche o linee guida dovrebbero coprire tutto, dal numero di ore di cui hanno bisogno per metterlo, la loro quantità di salario, politica di congedo e altre informazioni essenziali.

Porterà trasparenza e dimostrerà anche che ogni dipendente è trattato allo stesso modo.

5. Fornire supporto emotivo

Quando i dipendenti lavorano in remoto, è facile per loro perdersi nel proprio lavoro.

A volte, ciò comporta un aumento dello stress e dell'ansia e si trovano incapaci di far fronte alla quantità di lavoro.

I manager possono estendere il loro supporto lì e mostrare loro che sei disponibile per loro.

Quando entri in empatia con le lotte dei tuoi dipendenti, potrebbero sentirsi rilassati. Se ti aspetti che i tuoi dipendenti producano risultati elevati, devi continuare a incoraggiarli più e più volte.

Ad esempio, porre loro una sola domanda: "Come sta andando la situazione remota per te?" Può avere un impatto positivo su di loro. Potrebbe mostrare che sei preoccupato per loro e che si sentono apprezzati.

Inoltre, quando sono apprezzati, hanno maggiori probabilità di dedicare i loro sforzi dedicati ai loro compiti.

Ma devi ascoltarli attentamente e capire i loro problemi. Non dovresti essere al centro della conversazione. Lascia che prendano il controllo.

Cerca di rimanere in contatto regolarmente con i tuoi dipendenti.

Inoltre, leggi: Software di gestione presenze – Miglioramento dell'efficienza della tua organizzazione

Wrapping Up

Il trucco per gestire la presenza e il tempo dei dipendenti non è il micromanaging.

Ma invece, devi fornire lo spazio e incoraggiarli ad adottare un approccio indipendente ai loro carichi di lavoro. Tuttavia, come manager, devi controllare regolarmente i loro progressi.

Inoltre, l'uso dei giusti strumenti di gestione del personale può contribuire a migliorare drasticamente la produttività e l'impegno.