Tre tipi di elenchi “to-do” per essere più produttivi

Gli elenchi di “cose ​​da fare” sono strumenti essenziali per essere più produttivi nel nostro giorno per giorno. Alla fine della giornata, non è altro che applicare una di queste liste ai compiti che ci attendono nella nostra vita quotidiana, che faciliterà l’esecuzione di ogni atto e, soprattutto, che non abbiamo voglia di scappare. per lo stress e l’ansia che ci provoca.

Poiché sappiamo che questi compiti segnano il nostro futuro e la nostra vita in generale, ti offriamo tre tipi di elenchi per essere più produttivi nella tua vita personale e lavorativa . Allo stesso modo, ti offriremo anche alcuni suggerimenti per prepararli (che molte persone mancano, dal momento che può sembrare semplice … ma non è così tanto) e, naturalmente, pagine Web o estensioni per sfruttare davvero la tua produttività. Andiamo al casino.

3 tipi di elenchi per migliorare il lavoro e la produttività personale

1. Elenco in ordine settimanale

Cominciamo con qualcosa di base: elenchi settimanali . L’idea è quella di prendere un calendario e scrivere tutto ciò che verrà fatto con precisione e grande meticolosità. “Lunedì 12:00 pm: vai dal dentista; Martedì 13:00: vai dal dottore; Mercoledì 17:00: officina auto ”, e così via. Il consiglio degli specialisti è che ogni domenica dedichi 15 o 20 minuti al completamento dei compiti da svolgere durante la settimana a venire. Grazie a questo, avremo organizzato i prossimi sette giorni (puoi sempre aggiungere o cambiare cose, ovviamente, ma almeno avrai una visione panoramica di tutto ciò che verrà; può anche essere fatto mensilmente).

D’altra parte, un’altra raccomandazione ha a che fare con le cose da evidenziare. Non è che metti “vai in palestra”. Lo hai già in testa, non lo dimenticherai, così come andare in classe, lavorare, ecc. La sfumatura differenziante è che annoti quei compiti che richiedono maggiore velocità in modo che non si spostino il giorno successivo (o che potresti essere trascurato, come il dottore, partecipare al seminario per sistemare la macchina e molto altro). Certo, sei tu quello che dà la priorità o no a tale questione.

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2. Elenco di cose da fare

Questo è il più semplice e quello che programmi come Trello sfruttano: l’elenco delle cose da fare . È solo per indicare in questo stesso programma, ad esempio, tutte le attività che farai presto. Certo, puoi stabilire che tutte le cose che devono essere fatte hanno un giorno specifico, un’ora, ecc. (Non aver paura se sembra che sia un elenco senza rima o motivo, dal momento che non è così.)

Altri servizi come Gmail ha un’estensione che ti consente di creare un’opzione “da fare”. Grazie a ciò, la tua e-mail funziona anche come appendice per ottenere tutte le e-mail, gli obblighi, ecc., Che devi fare nei prossimi giorni o settimane. Qui è facile come scrivere le attività e allo stesso tempo cancellarle quando sono completate. Non c’è più mistero in questo elenco (che, per inciso, può essere il più usato in ogni momento). Quindi parleremo di programmi specifici per rendere queste liste il più semplice e piacevole possibile, non ti preoccupare.

3. Elenco di priorità

Il terzo modello di produttività che di solito è raccomandato è quello delle priorità . Questo ha anche a che fare con i due aspetti precedenti, ma con una chiara differenza: qui si tratta di farlo ogni giorno non appena ci alziamo (con le cose che abbiamo annotato o che conosciamo, ovviamente).

Prendi una carta e una penna (o il tuo PC) e ordina da 1 a 10 i compiti che devi svolgere quel giorno, con 1 che è il più importante e 10 il meno . Da lì, barralo come se fosse un calendario e non soffrire se non ci si incontra (tutti possiamo cadere in errori). Non dimenticare, tuttavia, che questo tipo di elenco può essere integrato con l’elenco settimanale, in modo da avere il controllo della situazione in ogni momento (in realtà, questo è ciò che consigliamo vivamente, poiché mantenere le cose aggiornate non è è esattamente il migliore a livello produttivo, ti diciamo già …).

Come creare un elenco di attività

Ti abbiamo mostrato i tre tipi più comuni di elenchi. Ora, come si può creare in modo efficiente? Che consiglio dobbiamo darti per rendere la situazione più sopportabile e facile? Prestare attenzione, sono facili da seguire.

Tempo extra : Proprio come se si trattasse di una partita di calcio, prova a mettere da parte il tempo extra per ogni azione che fai. Lo diciamo per il semplice motivo che si verificano battute d’arresto nella vita quotidiana e la stessa cosa che vuoi iniziare a raccogliere la casa alle 17:00 … e non può essere così perché è sorto un evento imprevisto . La cosa migliore che puoi fare è lasciare un tempo extra tra i compiti e i compiti. Alcuni specialisti del settore raccomandano che questo sia un periodo di quindici minuti, tempo che dovrebbe essere aggiunto in sé all’addizionale che consideriamo in ogni atto (ad esempio, se la pulizia ci impiegherà un’ora e mezza, mettiamo un’ora e quarantacinque e poi aggiungere quei quindici minuti, il che fa un totale di due ore, e quindi il prossimo compito non sarà in pericolo nella lista).

Concisione, per favore : quando devi annotare un compito nella lista, la chiave è fare un tentativo. In altre parole, non scrivere Don Chisciotte sulle sue pagine. “Dottore alle 17:00”, “Chiama Ana alle 18:00” e così via. Cerca di essere il più conciso possibile e che l’attività appaia in modo semplice e leggibile all’interno del tuo elenco. Che ci crediate o no, ci ringrazierete in futuro (vi aiuterà anche a leggerlo più rapidamente e facilmente, oltre a evitare possibili problemi di interpretazione).

Ricorda che sei umano : si dice sempre che nella vita una cosa è ciò che vogliamo fare e un altro è ciò che faremo davvero. Ciò che vogliamo dirti con questo è facile come essere coerente con ogni attività per cui ti iscrivi nell’elenco. La cosa peggiore che può succederti è essere offuscato per non aver svolto i compiti che volevi fare; Ora, cosa succede se sei andato troppo lontano indossandoli? E se, forse, non dovresti averne così tanti al giorno o alla settimana? C’è una chiara differenza tra i due aspetti discussi sopra. Gli esperti raccomandano che il numero massimo di attività da eseguire sia di 12 al giorno (e questo numero ci sembra già elevato). Per quanto riguarda il minimo, gli specialisti consigliano di fare almeno 6. Sii coerente. Sii umano.

Unisce lo stesso : questo ci sembra uno dei grandi trucchi di produttività che esiste e che a volte viene trascurato. Il modo migliore per fare un elenco e che non vuoi spararti nel tentativo è raggruppare compiti identici o vicini. Ad esempio, immagina di dover andare a prendere tuo figlio e comprare anche dal supermercato, perché non vai prima al supermercato e poi vai a prendere tuo figlio? In questo modo, non dovrai andare per il bambino, portarlo a casa, prendere di nuovo la macchina e andare al supermercato. O per esempio, se devi chiamare più persone, fai tutto in una volta per smettere di preoccuparti del tuo cellulare almeno per quel giorno.

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Compiti importanti, non dimenticarlo : questo punto è uno di quelli che tutti abbiamo fallito in qualche occasione. Dopo tutto, a chi non piace sognare obiettivi più alti? Se lo diciamo, è per un semplice motivo: non mettere nessuna di quelle “cose” che vorresti fare in futuro nella tua lista di cose da fare. “Vorrei che mi iscrivesse per studiare l’inglese”; “Vorrei imparare a suonare la chitarra”; “Dovrei leggere questi libri qualche volta”, ecc. Gli elenchi di attività sono creati proprio per quelle cose che richiedono un’immediatezza relativa. Per questo motivo, molti specialisti raccomandano di creare una lista dei desideri da soddisfare ad un certo punto della nostra vita.

Alta e bassa priorità : Quelli di noi che sono abituati a lavorare su progetti hanno abbastanza assimilato i concetti di “alta priorità” e “bassa priorità”. Dietro di loro si nasconde qualcosa di molto semplice, come ad esempio ci sono compiti che dobbiamo svolgere sì o sì e il più presto possibile, e altri, tuttavia, possono aspettare un po ‘. Nella tua vita deve essere lo stesso, quindi categorizza ogni atto che stai per fare in base alla priorità o alla corsa che ci vuole. Ad esempio, gli specialisti raccomandano di fare la “lista bassa” quando siamo stanchi o più carenti di energia, vedere riordinare la casa quando finiamo la giornata, chiamare i familiari, ecc. Ricorda di inserire un numero compreso tra 1 e 10, come abbiamo detto nei tipi di elenchi, con 1 per il meno importante e 10 per il più importante.

Elimina ciò che è stato realizzato : è importante annotare ciò che dobbiamo fare per eliminarlo o cancellarlo dall’elenco. Anche se pensi che sia per il semplice fatto di avere tutto organizzato, anche quello, la vera ragione per eliminare quei compiti già svolti è a causa dell’effetto placebo che produce. A livello psicologico è un colpo emotivo incredibile, dal momento che noti che sei in grado di superare i compiti che ti metti ogni giorno, quindi il punto in cui abbiamo commentato che sei umano è così importante, quindi non ti esagerare mettendo le cose (se stabilisci obiettivi realistici e ci riuscirai, l’effetto di cancellarlo sarà un rinforzo).

E scegli un mezzo : l’ultimo consiglio quando crei la tua lista lascia il posto al prossimo punto che abbiamo in questo articolo, cioè selezionare un mezzo in cui scrivere l’elenco di cose da fare. Puoi farlo su un ordine del giorno o su carta, un sito che è raccomandato secondo gli specialisti (la scrittura a mano viene utilizzata per conservare meglio la conoscenza, secondo gli studi pubblicati); Tuttavia, non vi è dubbio che la tecnologia sia più comoda, ed è qui che arrivano le pagine Web e gli smartphone (Android o iOS, non importa).

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Servizi da considerare

Ti abbiamo già insegnato i tre tipi di elenchi di attività esistenti, oltre a come creare un elenco di attività in modo corretto e ottimale. Ora, quali sono le opzioni oltre alla classica carta e penna? Bene, ne abbiamo alcuni in considerazione.

Todoist

Con l’applicazione sia su iPhone / iPad che su Android, questo strumento è uno dei più utilizzati quando si tratta di gestire la nostra lista di cose da fare. Dove si distingue la tua forza principale? Bene, in qualcosa di semplice come il suo design, che è semplice e funzionale qualcosa di molto importante in modo che nulla sia fuorviante e possa causare confusione.

Qui possiamo colorare le attività e sincronizzare i nostri «compiti a casa» con il calendario mobile, Gmail per il tuo indirizzo email e persino Google Drive. È un task manager che verrà eseguito, che non esita a integrare le funzionalità principali ed è chiaro cosa significa (senza andare in giro offrendo cose che non verranno effettivamente utilizzate, che questo di solito succede molto).

Trello

Per noi, uno dei preferiti quando si tratta di fare liste di cose da fare: Trello . È così facile, così semplice, così ergonomico che è normale che sia stato inserito tra i più utilizzati al mondo (e di più se consideriamo che è sempre possibile accedervi dal suo sito Web).

In Trello possiamo creare diversi “post it” in modo che la gestione delle attività sia la migliore possibile . La chiave è che funziona come se fosse carta e penna, ovvero diamo uno per creare, mettiamo un nome conciso, una piccola descrizione e lo trasciniamo nell’elenco che vogliamo. Può essere per giorni, per priorità, ecc. È così facile da usare che di solito è il solito sul posto di lavoro di qualsiasi azienda attuale. Inoltre, alla fine della giornata, devi solo raccogliere, spostare i compiti nel cestino e voilà: scompaiono dalla mappa. Provaci, credici.

Microsoft To Do

Microsoft To Do è un’applicazione che non è ancora molto conosciuta, ma Wunderlist sicuramente ti suona familiare. Il primo proviene dal secondo, che chiude le sue porte proprio durante questo mese di maggio 2020 dopo un lungo periodo di utilizzo. Quindi Microsoft sta prendendo il resto di ciò che può essere fatto con questa applicazione di gestione delle attività.

Il suo funzionamento è, ancora una volta, molto semplice. Sulla sinistra abbiamo una serie di categorie che vanno di giorno in giorno a ciò che è più importante, a ciò che è pianificato, a ciò che è assegnato, ecc. Non ci resta che compilare le schede per avere il nostro elenco di attività. Tuttavia, la cosa migliore è che se disponiamo di un account Microsoft in Outlook / Hotmail, la nostra posta si sincronizzerà automaticamente con tutto ciò che è necessario fare, ovvero risparmieremo di inserire molti dettagli. E comunque: è compatibile in quasi tutti i sistemi operativi per telefoni cellulari, nel caso tu fossi spaventato …

Any Do

Any Do è un’altra di quelle applicazioni mobili che ti consentono di essere consapevole di tutto ciò che devi fare ogni giorno, dal compito più piccolo a quello che potrebbe essere il più complicato. Il design è ancora una volta semplice e diretto, perfetto per sfruttare tutto ciò che possiamo fare.

Va notato che proprio come fare bevande dall’intero ecosistema Microsoft, con Any Do abbiamo che il suo design è ben pensato per funzionare su dispositivi iOS (a tal punto che quasi tutte le immagini promozionali dell’app sono iPhone). Naturalmente, è disponibile anche per Android (solo in alcune versioni, di solito le più recenti, che limitano molti dispositivi).

Google Calendar

Impossibile chiudere con un’applicazione diversa da questa: Google Calendar . Se avessimo incluso la suite Microsoft con To Do, nel caso dei ragazzi di Mountain View, non potrebbe essere inferiore.

Google Calendar ha un punto di forza sopra tutte le altre applicazioni: tutto da Google sarà correlato. Ed è qui che entra in gioco che probabilmente hai un telefono Android, un account Gmail, una cronologia di Google Maps e così via all’infinito e oltre. Tutto questo apparirà collegato al tuo Google Calendar, quindi se devi fare un viaggio, non appena acquisti un biglietto, il Calendario lo rileva automaticamente. Inoltre, il suo utilizzo è davvero semplice e diretto. Dire che te lo consigliamo può sembrare anche breve.

 

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